Algemene Voorwaarden — Website en contract

§ 1 Toepassingsgebied en voorwerp van de overeenkomst

(1) Deze Algemene Voorwaarden („AGB“) gelden voor alle overeenkomsten betreffende het gebruik van het Software-as-a-Service-platform RoomBase tussen

Acta Design Solutions (eenmanszaak / Einzelunternehmen)

Eigenaar / vertegenwoordigd door Riccardo Matrone

Sömmerringstraße 25

55118 Mainz, Duitsland

Niet ingeschreven in het handelsregister (nicht registerpflichtig)

Btw-nummer (USt-IdNr.): DE369501625

E-mail: booking@roombase.cloud

Telefoon: +49 156 79830256

Web: https://roombase.cloud

(hierna „Aanbieder“)

en de betreffende klant (hierna „Klant“).

(2) Deze AGB gelden voor het gebruik van de website https://roombase.cloud alsmede voor de totstandkoming en uitvoering van de abonnementsovereenkomst met de contracterende klant, in het bijzonder prijzen, proefperiode (trial), betaling via Stripe, looptijd en totstandkoming van de overeenkomst. Zij vormen niet het producthandboek van de app.

(3) Het productgebruik van de webapplicatie (de App) wordt aanvullend beheerst door de Product Terms op https://app.roombase.cloud/terms.

(4) RoomBase is cloudgebaseerde software voor het beheer en de boeking van ruimten en andere boekbare oppervlakten in hubs (bijv. coworking spaces, shared offices, bedrijfslocaties), waaronder met name kalender-/boekingsfuncties, goedkeuringsworkflows, contingenteringen, uitnodigingen van huurbedrijven, optionele plattegrondweergave, QR-check-in alsmede factureringsbeheer via Stripe.

(5) Deze AGB richten zich in de eerste plaats tot ondernemers in de zin van § 14 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch — Duits Burgerlijk Wetboek) (B2B). Sluit de Klant de overeenkomst als consument in de zin van § 13 BGB, dan gelden dwingende consumentenbeschermingsvoorschriften met voorrang; afwijkende bepalingen in deze AGB blijven in zoverre buiten toepassing.

(6) Afwijkende, tegenstrijdige of aanvullende algemene voorwaarden van de Klant worden slechts onderdeel van de overeenkomst indien de Aanbieder uitdrukkelijk in tekstvorm met de gelding daarvan heeft ingestemd.

(7) Individuele overeenkomsten (bijv. Enterprise-overeenkomst, Order Form, SLA) gaan in geval van conflict boven deze AGB.

§ 2 Totstandkoming van de overeenkomst

(1) De presentatie van RoomBase op de website vormt geen bindend aanbod, maar een uitnodiging tot het doen van een aanbod (invitatio ad offerendum).

(2) De overeenkomst komt tot stand doordat de Klant

• a) een gebruikersaccount aanmaakt respectievelijk een hub inricht, en
• b) deze AGB (alsmede de privacyverklaring) in het kader van de registratie en/of de checkout accepteert,

en de Aanbieder de toegang tot de Dienst vrijgeeft respectievelijk de bestelling via de betalingsdienstverlener aanvaardt. De aanvaarding kan ook geschieden door het verstrekken van de toegang of het begin van de proefperiode.

(3) De Klant garandeert dat de bij registratie en checkout opgegeven gegevens juist en volledig zijn en dat hij bevoegd is om voor de opgegeven organisatie te handelen.

(4) Bij Enterprise-diensten komt de overeenkomst tot stand door een afzonderlijke schriftelijke of in tekstvorm gestelde overeenkomst (bijv. aanbod en aanvaarding, Order Form).

§ 3 Dienstbeschrijving en beschikbaarheid

(1) De Aanbieder stelt RoomBase voor de duur van de overeenkomst als Software-as-a-Service via het internet ter beschikking van de Klant. Er bestaat geen aanspraak op overdracht van de software voor lokale installatie.

(2) De concrete functionaliteit richt zich naar het door de Klant geboekte tarief (Starter, Growth, Scale of Enterprise) en de actuele dienstbeschrijving op de website respectievelijk in de applicatie. De Aanbieder kan de functionaliteit in het kader van de verdere ontwikkeling aanpassen, voor zover de voor het geboekte tarief wezenlijke kernfuncties behouden blijven of een redelijk alternatief wordt geboden.

(3) De Aanbieder streeft naar een zo ononderbroken mogelijke beschikbaarheid. Een aanspraak op een bepaalde beschikbaarheid (SLA) bestaat alleen voor zover dit voor het betreffende tarief of in een afzonderlijke Enterprise-overeenkomst uitdrukkelijk is toegezegd. Onderhoudsvensters, beveiligingsupdates en storingen van derden (bijv. cloudinfrastructuur, authenticatie- of betalingsdienstverleners) kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden.

(4) Support vindt plaats, voor zover niet anders overeengekomen, per e-mail aan booking@roombase.cloud respectievelijk via de in de applicatie aangegeven kanalen, tijdens de gebruikelijke kantooruren van de Aanbieder, zonder vaste reactietijden (behalve bij afzonderlijk overeengekomen Priority-/Enterprise-support).

§ 4 Gebruikersaccounts, hubs en huurbedrijven

(1) Voor het gebruik is een gebruikersaccount vereist. De Klant is verantwoordelijk voor de geheimhouding van zijn toegangsgegevens en voor alle onder zijn account verrichte handelingen, voor zover hij deze te vertegenwoordigen heeft.

(2) RoomBase maakt met name onderscheid tussen

• a) Hub-exploitanten / Hub-admins (beheer van ruimten, beleidsregels, goedkeuringen, facturering) en
• b) Huurbedrijven (organisaties die in een hub worden uitgenodigd en daar met eigen leden, uitnodigingen, contingenteringen en data-isolatie boeken).

(3) De hub-exploitant is er verantwoordelijk voor dat alleen bevoegde personen toegang krijgen, rollen en bevoegdheden correct worden toegekend en het gebruik binnen zijn hub rechtmatig plaatsvindt (inclusief toestemmingen/informatie jegens eigen eindgebruikers, voor zover vereist).

(4) De Klant mag toegangen niet aan onbevoegde derden doorgeven. De Aanbieder mag de toegang blokkeren indien er aanwijzingen zijn voor misbruik of een aanzienlijk beveiligingsrisico.

§ 5 Proefperiode (Trial)

(1) Een proefperiode wordt niet automatisch aan elke nieuwe hub of registratie verleend. Een 14-daagse proefperiode met de functionaliteit en contingentering van het tarief Starter kan worden verleend wanneer RoomBase toegang of een uitnodigingslink verstrekt. Voor zover niet anders aangegeven, omvat de proefperiode deze Starter-omvang.

(2) Na afloop van de proefperiode is voor verder gebruik een betaald abonnement vereist. Zonder het aangaan van een abonnement kan de Aanbieder de toegang tot betaalde functies beperken of de hub in een beperkte toestand plaatsen.

(3) Een proefperiode schept geen aanspraak op een gratis duurprestatie. De Aanbieder kan proefvoorwaarden wijzigen of beëindigen; lopende, reeds begonnen proefperioden blijven daarvan onaangetast, voor zover niet gewichtige redenen (beveiliging, misbruik, rechtsinbreuk) daartegenover staan.

§ 6 Tarieven, prijzen en prestatieomvang

(1) RoomBase wordt aangeboden in de self-serve-tarieven Starter, Growth en Scale alsmede optioneel als Enterprise. De prijzen zijn in euro en exclusief wettelijke omzetbelasting, voor zover omzetbelasting verschuldigd is.

(2) Voor zover niet op de website/in de app of in een individuele overeenkomst anders aangegeven, gelden de volgende vergoedingen en contingenteringen (stand volgens de productzijde billing-catalogus):

• Starter — Maandelijks: 99 € — Jaarlijks: 990 € — Kamers incl.: 8 — Huurbedrijven incl.: 15 — Hubs: 1
• Growth — Maandelijks: 199 € — Jaarlijks: 1.990 € — Kamers incl.: 20 — Huurbedrijven incl.: 40 — Hubs: 1
• Scale — Maandelijks: 399 € — Jaarlijks: 3.990 € — Kamers incl.: 50 — Huurbedrijven incl.: 80 — Hubs: 1
• Enterprise — Maandelijks: individueel — Jaarlijks: individueel — Kamers incl.: individueel — Huurbedrijven incl.: individueel — Hubs: meerdere mogelijk

(3) De jaarprijzen komen overeen met het tienvoud van de maandprijs (twee maanden prijsvoordeel ten opzichte van 12 × maandelijks).

(4) Extra huurbedrijven boven het tariefcontingent kunnen als add-on worden geboekt: 5 €/maand respectievelijk 50 €/jaar per extra huurbedrijf, voor zover er een actief betaald abonnement bestaat. Extra kamers worden niet afzonderlijk verkocht; hiervoor is een tarief-upgrade vereist.

(5) De functionaliteit van de tarieven (bijv. terugkerende boekingen, QR-check-in, plattegronden, bedrijfscontingenten, analytics, data-export) volgt uit de telkens actuele productbeschrijving. Bepalend voor de vrijgave is het in het factureringssysteem vastgelegde tarief.

(6) Actieaanbiedingen (bijv. Founder Plan) gelden alleen in de telkens aangegeven periode en omvang en kunnen gecontingenteerd zijn. Voor zover niet anders overeengekomen, gelden na afloop van de actie de reguliere prijzen van het dan geldende tarief.

(7) De Aanbieder kan prijzen voor nieuwe factureringsperioden met een redelijke aankondigingstermijn in tekstvorm (e-mail of melding in de app) aanpassen. Maakt de Klant geen bezwaar en zegt hij niet op tegen het moment van inwerkingtreding, dan geldt de aanpassing voor volgende perioden als aanvaard; hierop wordt in de aankondiging gewezen. Voor de lopende, reeds betaalde factureringsperiode blijft de overeengekomen prijs bepalend.

§ 7 Contractsduur, opzegging, upgrades en downgrades

(1) Het abonnement loopt voor onbepaalde tijd respectievelijk in de gekozen factureringsperiode (maandelijks of jaarlijks) en verlengt zich automatisch met de betreffende periode indien het niet tijdig wordt opgezegd.

(2) De Klant kan het abonnement te allen tijde tegen het einde van de lopende factureringsperiode via de billing-functies in de applicatie (Stripe Customer Portal / Billing) of in tekstvorm jegens de Aanbieder opzeggen. De opzegging wordt aan het einde van de periode van kracht; tot die tijd blijft de toegang in de geboekte omvang behouden.

(3) Er bestaat geen aanspraak op evenredige restitutie voor de reeds begonnen factureringsperiode, voor zover niet dwingend recht daartegenover staat of de Aanbieder de prestatie niet levert.

(4) Upgrades kunnen onmiddellijk van kracht worden; de facturering geschiedt evenredig respectievelijk volgens de regels van de betalingsdienstverlener. Downgrades worden in de regel met ingang van het begin van de volgende periode van kracht. Overtreffen na een downgrade de aanwezige middelen (kamers/huurbedrijven) het nieuwe contingent, dan kan de Aanbieder de Klant verzoeken het bestand aan te passen; anders kan het gebruik worden beperkt.

(5) De Aanbieder kan de overeenkomst uit gewichtige reden buitengewoon opzeggen, met name bij aanzienlijke plichtsverzuim, betalingsachterstand ondanks aanmaning, misbruikelijk gebruik of bedreiging van de systeembeveiliging. In deze gevallen kan de toegang onmiddellijk worden geblokkeerd.

§ 8 Betaling, betalingsdienstverlener, verzuim

(1) De facturering van de self-serve-tarieven geschiedt via de betalingsdienstverlener Stripe. De Klant voltooit hiertoe de voor de betalingsafwikkeling vereiste stappen in de checkout en legt een geldig betaalmiddel vast.

(2) De contractuele relatie betreffende de betalingsafwikkeling tussen Klant en Stripe richt zich naar de voorwaarden van Stripe. De Aanbieder is geen partij bij de Stripe-klantrelatie; Stripe vervangt deze AGB niet als contractuele grondslag voor het SaaS-gebruik.

(3) Facturen / betalingsbewijzen worden elektronisch verstrekt. De Klant stemt in met elektronische facturering.

(4) Bij mislukte betaling kan de Aanbieder naar billijk goeddunken aanmaningen uitspreken, de toegang tijdelijk beperken of na een redelijke termijn opzeggen. Wettelijke verzuimsgevolgen blijven onaangetast.

(5) Een recht van verrekening of opschorting van de Klant bestaat alleen voor zover de tegenvordering rechtskrachtig is vastgesteld, onbetwist of door de Aanbieder erkend is, of voor zover het op dezelfde contractuele relatie berust.

§ 9 Gebruiksrechten

(1) De Aanbieder verleent de Klant voor de contractsduur een eenvoudig, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-onderlicentieerbaar recht om RoomBase in de contractueel voorziene omvang voor eigen zakelijke doeleinden te gebruiken.

(2) De Klant verkrijgt geen rechten op broncode, merken, designs of overige intellectuele eigendomsrechten van de Aanbieder. Merken en kenmerken van RoomBase mogen zonder voorafgaande toestemming niet worden gebruikt, behalve voor zover dit voor het bestemde gebruik technisch noodzakelijk is.

(3) Overdracht aan derden, doorverkoop of gebruik als white-label-aanbod voor derden is zonder voorafgaande toestemming van de Aanbieder in tekstvorm ongeoorloofd, voor zover het tarief dit niet uitdrukkelijk voorziet (bijv. hub-model met huurbedrijven binnen een hub).

§ 10 Verplichtingen van de Klant en toelaatbaar gebruik

(1) De Klant gebruikt RoomBase alleen binnen het kader van het geldende recht en deze AGB.

(2) Ongeoorloofd is met name:

• a) gebruik voor onrechtmatige doeleinden;
• b) onbevoegde toegang tot vreemde gegevens, hubs of functies;
• c) belemmering of overbelasting van de systemen (incl. geautomatiseerde aanvallen);
• d) omzeiling van technische beschermingsmaatregelen of planlimieten;
• e) invoeren van schadelijke software;
• f) massaal ongevraagd verzenden van berichten via de Dienst;
• g) reverse engineering, voor zover niet wettelijk dwingend toegestaan.

(3) De Klant zorgt ervoor dat door hem of zijn gebruikers geplaatste inhoud (teksten, namen, plattegronden, bestanden enz.) geen rechten van derden schendt en geen onrechtmatige inhoud bevat.

(4) De Klant is zelf verantwoordelijk voor de naleving van ruimte-, arbeids-, huur- en privacyrechtelijke voorschriften in zijn hub (RoomBase is een hulpmiddel voor de organisatie van boekingen en vervangt geen juridische toetsingen ter plaatse).

§ 11 Klantinhoud en gegevens

(1) Inhoud en gegevens die de Klant of zijn gebruikers in RoomBase plaatsen („Klantinhoud“), blijven bij de Klant respectievelijk de rechthebbenden. De Aanbieder verkrijgt de voor de exploitatie, de beveiliging, de support en de contractuele prestatieverrichting vereiste gebruiksrechten op de Klantinhoud.

(2) De Klant verleent de Aanbieder het recht om Klantinhoud technisch te verwerken (hosten, opslaan, overdragen, beveiligen, weergeven), voor zover dit voor de Dienst vereist is.

(3) Na afloop van de overeenkomst zal de Aanbieder Klantinhoud binnen 30 dagen wissen of anonimiseren, voor zover geen wettelijke bewaarplichten daartegenover staan. Op verzoek binnen deze termijn ondersteunt de Aanbieder in redelijke mate de export van beschikbare gegevens (voor zover de tarieffunctie dit voorziet respectievelijk technisch mogelijk is).

§ 12 Privacy en verwerking in opdracht

(1) De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens zoals beschreven in de privacyverklaring onder https://roombase.cloud (pad /[lang]/privacy).

(2) Voor zover de Aanbieder persoonsgegevens in opdracht van de Klant verwerkt (typisch bij B2B-gebruik met eindgebruikersgegevens van de Klant), sluiten de partijen op verzoek een verwerkersovereenkomst (AVV) overeenkomstig art. 28 AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming; Duits: DSGVO). Tot het sluiten van een AVV gelden de privacyrechtelijke verplichtingen uit wet en privacyverklaring; de Klant kan het gebruik beperken totdat de AVV voorligt.

(3) Authenticatie kan via derden plaatsvinden (thans o.a. WorkOS AuthKit); backend-/infrastructuurdienstverleners (bijv. Convex) en betalingsdienstverleners (Stripe) worden als verwerkers respectievelijk zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken ingezet, voor zover privacyrechtelijk van toepassing. Bijzonderheden volgen uit de privacyverklaring en de AVV.

§ 13 Medewerkingsverplichtingen

De Klant stelt de voor het gebruik vereiste voorwaarden ter beschikking (met name internettoegang, actuele browsers, correcte organisatie- en gebruikersgegevens) en werkt bij foutmeldingen in redelijke mate mee (navolgbare beschrijving, reproductiestappen).

§ 14 Garantie / non-conformiteit

(1) De Aanbieder is gehouden RoomBase te leveren in een voor het contractuele gebruik geschikte kwaliteit. Gebreken zal de Aanbieder binnen een redelijke termijn naar eigen keuze door herstel of vervangende levering verhelpen.

(2) Onwezenlijke afwijkingen van de dienstbeschrijving vormen geen gebrek. Tijdelijke storingen in het kader van § 3 lid 3 zijn geen gebrek, voor zover de Aanbieder deze niet te vertegenwoordigen heeft of zij slechts onbeduidend zijn.

(3) De Klant dient gebreken onverwijld na ontdekking in tekstvorm te melden.

(4) Voor consumenten blijven de wettelijke garantierechten onaangetast.

§ 15 Aansprakelijkheid

(1) De Aanbieder is onbeperkt aansprakelijk

• a) bij opzet en grove schuld,
• b) bij schending van leven, lichaam of gezondheid,
• c) volgens de voorschriften van de productaansprakelijkheidswetgeving, alsmede
• d) in de omvang van een overgenomen garantie.

(2) Bij licht nalatige schending van een wezenlijke contractuele verplichting (kardinale verplichting), waarvan de nakoming de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst überhaupt eerst mogelijk maakt en op de naleving waarvan de Klant regelmatig mag vertrouwen, is de aansprakelijkheid van de Aanbieder beperkt tot de contracttypische, voorzienbare schade.

(3) Overigens is de aansprakelijkheid bij lichte nalatigheid uitgesloten.

(4) De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook ten gunste van de wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers en hulppersonen van de Aanbieder.

(5) De Aanbieder is niet aansprakelijk voor beslissingen die de Klant op basis van boekings-, bezettings- of analysedata neemt, en niet voor conflicten tussen hub-exploitant en huurbedrijven of eindgebruikers onderling.

§ 16 Vrijwaring

De Klant vrijwaart de Aanbieder van aanspraken van derden die erop berusten dat Klantinhoud of het gebruik van RoomBase door de Klant respectievelijk zijn gebruikers rechten van derden of geldend recht schendt, voor zover de Klant dit te vertegenwoordigen heeft. De Aanbieder zal de Klant onverwijld over dergelijke aanspraken informeren en hem de verdediging in redelijke mate mogelijk maken.

§ 17 Wijzigingen van de AGB

(1) De Aanbieder kan deze AGB wijzigen indien hiervoor een gegronde reden bestaat (bijv. wetswijziging, rechtspraak, beveiligingseisen, uitbreiding van het prestatiespectrum, technische verdere ontwikkeling), en de wijziging voor de Klant met inachtneming van de belangen van de Aanbieder redelijk is.

(2) Wijzigingen worden de Klant ten minste vier weken vóór inwerkingtreding in tekstvorm medegedeeld. Maakt de Klant vóór inwerkingtreding geen bezwaar en zegt hij niet op, dan gelden de gewijzigde AGB als aanvaard; hierop wordt in de mededeling bijzonder gewezen. Bij bezwaar kan de Aanbieder de overeenkomst tegen het wijzigingsmoment opzeggen.

(3) Van lid 1 en 2 onaangetast blijven wijzigingen die alleen nieuwe functies zonder nadelen voor de Klant invoeren of louter redactioneel zijn.

§ 18 Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen niet openbaar bekende bedrijfs- en fabrieksgeheimen van de andere partij vertrouwelijk en gebruiken deze alleen ter nakoming van de overeenkomst, voor zover niet wettelijke openbaarmakingsplichten bestaan.

§ 19 Overmacht

Geen partij is aansprakelijk voor vertragingen of onmogelijkheid ten gevolge van overmacht of overige buiten haar invloedssfeer liggende gebeurtenissen (bijv. natuurrampen, oorlog, terrorisme, arbeidsconflict, uitval van leidingnetten of cloudregio's van wezenlijke infrastructuuraanbieders), voor zover deze niet door de betreffende partij te vertegenwoordigen zijn. Duurt de gebeurtenis langer dan 30 dagen, dan kunnen beide partijen het getroffen contractgedeelte opzeggen.

§ 20 Slotbepalingen

(1) Het recht van de Bondsrepubliek Duitsland is van toepassing onder uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). Voor zover de Klant koopman, rechtspersoon naar publiekrecht of publiekrechtelijk bijzonder vermogen is, is de exclusieve bevoegde rechter [zetel van de Aanbieder / plaats]. Dwingende wettelijke forums blijven onaangetast.

(2) Plaats van nakoming voor prestaties van de Aanbieder is [zetel van de Aanbieder].

(3) Mocht een bepaling van deze AGB ongeldig of onuitvoerbaar zijn, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onaangetast. De partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige die het economische doel het dichtst benadert. Hetzelfde geldt voor regelingslacunes.

(4) De Klant mag rechten en plichten uit deze overeenkomst alleen met voorafgaande toestemming van de Aanbieder in tekstvorm aan derden overdragen, behalve in het kader van een algehele rechtsopvolging.

(5) Deze AGB gelden in de Duitse taal. Eventuele vertalingen dienen alleen ter oriëntatie; bij tegenstrijdigheden gaat de Duitse versie voor.

Contact

Vragen over deze AGB: booking@roombase.cloud

Privacy: booking@roombase.cloud