Privacyverklaring

1. Overzicht

RoomBase (“wij”, “ons”) exploiteert een platform voor ruimteboeking en workspace-beheer op app.roombase.cloud. Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u onze Dienst gebruikt.

2. Gegevens die wij verzamelen

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

• Om de Dienst te leveren en te onderhouden
• Om boekingen, goedkeuringen en meldingen te beheren
• Om betalingen te verwerken en abonnementen te beheren
• Om transactionele e-mails te sturen (uitnodigingen, bevestigingen)
• Om auditlogs voor hub-beheerders te bieden
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Gegevensopslag

Uw gegevens worden opgeslagen in onze backend-infrastructuur (Convex) in de EU-regio. Authenticatie via WorkOS, betalingen via Stripe, transactionele e-mails via Resend.

5. Delen van gegevens

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners (WorkOS, Stripe, Resend) voor zover nodig voor de Dienst, en wanneer de wet dat vereist. Hub-beheerders kunnen boekingsgegevens en auditlogs in hun hub zien.

6. Uw rechten (AVG)

Op grond van de AVG heeft u recht op:

• Inzage: een kopie van uw persoonsgegevens opvragen
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Wissing: verwijdering verzoeken (“recht om vergeten te worden”)
• Overdraagbaarheid: uw gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking
• Intrekking van toestemming: toestemming te allen tijde intrekken

Om deze rechten uit te oefenen, mail booking@roombase.cloud. Hub-beheerders kunnen hubgegevens exporteren via de instellingen.

7. Rechtsgrondslagen (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer een rechtsgrondslag uit artikel 6 AVG geldt, met name: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen (art. 6(1)(b)); wettelijke verplichtingen (art. 6(1)(c)); en onze gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren, beveiligen en verbeteren van de Dienst (art. 6(1)(f)), afgewogen tegen uw rechten. Bij toestemming (art. 6(1)(a)) kunt u die te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken.

8. Cookies en lokale opslag

Marketingwebsite (https://roombase.cloud): in de standaardconfiguratie gebruiken wij geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Wij kunnen een thema-voorkeur (licht/donker) in de lokale opslag van uw browser bewaren zodat de site uw weergave onthoudt. Die voorkeur is functioneel en niet voor advertenties. Er wordt geen cookiebanner getoond tenzij optionele analyses na actualisering van deze verklaring uitdrukkelijk worden ingeschakeld.

App (https://app.roombase.cloud): essentiële cookies voor authenticatie en sessiebeheer via WorkOS AuthKit, nodig voor de ingelogde Dienst.

Externe links: links naar derden (bijv. Cal.com voor een demo) verlaten onze website; die aanbieders kunnen eigen cookies zetten.

Als wij later optionele analyses inschakelen, actualiseren wij deze sectie, vragen wij toestemming waar vereist, en laden wij analyses pas na uw akkoord.

9. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens zolang uw account actief is. Na accountverwijdering verwijderen wij uw persoonsgegevens binnen 30 dagen. Boekings- en auditgegevens kunnen langer worden bewaard indien wettelijk vereist of bij gerechtvaardigde belangen.

10. Beveiliging

Wij gebruiken gangbare beveiligingsmaatregelen (TLS, WorkOS AuthKit, Convex-infrastructuur). Geen internetoverdracht is echter 100 % veilig.

11. Contact

Verantwoordelijke voor RoomBase: Acta Design Solutions (zie Impressum). Voor privacyvragen of verzoeken: booking@roombase.cloud.