Conditions Générales — Site web et contrat (CGU/CGV)

Dernière mise à jour : 1 octobre 2026

§ 1 Champ d’application et objet du contrat

(1) Les présentes Conditions Générales d’Utilisation / Conditions Générales de Vente (« CGU/CGV » ou « AGB ») s’appliquent à tous les contrats relatifs à l’utilisation de la plateforme Software-as-a-Service RoomBase entre

Acta Design Solutions (entreprise individuelle / Einzelunternehmen)

Titulaire / représentée par Riccardo Matrone

Sömmerringstraße 25

55118 Mainz, Allemagne

Non inscrite au registre du commerce (nicht registerpflichtig)

N° de TVA (USt-IdNr.) : DE369501625

E-mail : booking@roombase.cloud

Téléphone : +49 156 79830256

Web : https://roombase.cloud

(ci-après le « Prestataire »)

et le client concerné (ci-après le « Client »).

(2) Les présentes CGU/CGV s’appliquent à l’utilisation du site web https://roombase.cloud ainsi qu’à la conclusion et à l’exécution du contrat d’abonnement avec le client contractant, notamment les prix, la période d’essai (trial), le paiement via Stripe, la durée et la formation du contrat. Elles ne constituent pas le manuel produit de l’application.

(3) L’utilisation produit de l’application web (l’App) est en outre régie par les Product Terms disponibles à l’adresse https://app.roombase.cloud/terms.

(4) RoomBase est un logiciel cloud destiné à la gestion et à la réservation de salles et d’autres espaces réservables au sein de hubs (par ex. espaces de coworking, bureaux partagés, sites d’entreprise), comprenant notamment des fonctions de calendrier/réservation, des workflows d’approbation, des contingents, l’invitation d’entreprises locataires, une représentation optionnelle de plans d’étage, le check-in QR ainsi que la gestion de la facturation via Stripe.

(5) Les présentes CGU/CGV s’adressent en priorité aux professionnels au sens du § 14 BGB (équivalent FR : article 14 du Code civil allemand — statut d’entrepreneur ; B2B). Si le Client conclut le contrat en tant que consommateur au sens du § 13 BGB (équivalent FR : consommateur), les dispositions impératives de protection des consommateurs prévalent ; les clauses divergentes des présentes CGU/CGV restent alors inapplicables dans cette mesure.

(6) Les conditions générales du Client, divergentes, contraires ou complémentaires, ne font partie du contrat que si le Prestataire a expressément accepté leur application sous forme textuelle.

(7) Les accords individuels (par ex. contrat Enterprise, Order Form, SLA) prévalent sur les présentes CGU/CGV en cas de conflit.

§ 2 Formation du contrat

(1) La présentation de RoomBase sur le site web ne constitue pas une offre engageante, mais une invitation à formuler une offre (invitatio ad offerendum).

(2) Le contrat est formé lorsque le Client

a) crée un compte utilisateur ou configure un hub, et
b) accepte les présentes CGU/CGV (ainsi que la politique de confidentialité) dans le cadre de l’inscription et/ou du checkout,

et que le Prestataire active l’accès au Service ou accepte la commande via le prestataire de paiement. L’acceptation peut également intervenir par la mise à disposition de l’accès ou le début de la période d’essai.

(3) Le Client garantit que les données fournies lors de l’inscription et du checkout sont exactes et complètes, et qu’il est habilité à agir pour l’organisation indiquée.

(4) Pour les prestations Enterprise, le contrat est formé par un accord écrit ou sous forme textuelle distinct (par ex. offre et acceptation, Order Form).

§ 3 Description des prestations et disponibilité

(1) Le Prestataire met RoomBase à disposition du Client pour la durée du contrat en tant que Software-as-a-Service via Internet. Il n’existe aucun droit à la fourniture du logiciel pour une installation locale.

(2) Le périmètre fonctionnel concret dépend du tarif souscrit par le Client (Starter, Growth, Scale ou Enterprise) et de la description des prestations actuelle sur le site web ou dans l’application. Le Prestataire peut adapter le périmètre fonctionnel dans le cadre du développement continu, pour autant que les fonctions essentielles du tarif souscrit soient maintenues ou qu’une alternative raisonnable soit fournie.

(3) Le Prestataire s’efforce d’assurer une disponibilité aussi continue que possible. Un droit à une disponibilité déterminée (SLA) n’existe que dans la mesure où cela a été expressément promis pour le tarif concerné ou dans un accord Enterprise distinct. Les fenêtres de maintenance, les mises à jour de sécurité et les perturbations de tiers (par ex. infrastructure cloud, prestataires d’authentification ou de paiement) peuvent affecter la disponibilité.

(4) Le support est fourni, sauf accord contraire, par e-mail à booking@roombase.cloud ou via les canaux indiqués dans l’application, pendant les heures ouvrables habituelles du Prestataire, sans délais de réponse fixes (sauf Priority-/Enterprise-Support convenu séparément).

§ 4 Comptes utilisateurs, hubs et entreprises locataires

(1) Un compte utilisateur est requis pour l’utilisation. Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants d’accès et de toutes les actions effectuées sous son compte, dans la mesure où il en est responsable.

(2) RoomBase distingue notamment entre

a) les exploitants de hub / administrateurs de hub (gestion des salles, politiques, approbations, facturation) et
b) les entreprises locataires (organisations invitées dans un hub et y réservant avec leurs propres membres, invitations, contingents et isolation des données).

(3) L’exploitant du hub est responsable de veiller à ce que seules des personnes autorisées obtiennent l’accès, que les rôles et autorisations soient correctement attribués et que l’utilisation au sein de son hub soit licite (y compris les consentements/informations à l’égard de ses propres utilisateurs finaux, le cas échéant).

(4) Le Client ne doit pas transmettre les accès à des tiers non autorisés. Le Prestataire peut bloquer l’accès s’il existe des indices d’abus ou d’une menace significative pour la sécurité.

§ 5 Période d’essai (Trial)

(1) Une période d’essai n’est pas accordée automatiquement à chaque nouveau hub ou inscription. Une période d’essai de 14 jours correspondant au périmètre fonctionnel et aux contingents du tarif Starter peut être accordée lorsque RoomBase délivre l’accès ou un lien d’invitation. Sauf indication contraire, la période d’essai couvre ce périmètre Starter.

(2) À l’expiration de la période d’essai, un abonnement payant est requis pour la poursuite de l’utilisation. Sans souscription d’abonnement, le Prestataire peut restreindre l’accès aux fonctions payantes ou placer le hub dans un état restreint.

(3) Une période d’essai ne crée aucun droit à une prestation gratuite durable. Le Prestataire peut modifier ou suspendre les conditions d’essai ; les périodes d’essai déjà commencées n’en sont pas affectées, sauf motifs importants (sécurité, abus, violation du droit).

§ 6 Tarifs, prix et périmètre des prestations

(1) RoomBase est proposé dans les tarifs self-serve Starter, Growth et Scale, ainsi qu’optionnellement en Enterprise. Les prix s’entendent en euros et hors taxe sur la valeur ajoutée légale, dans la mesure où la TVA est due.

(2) Sauf indication contraire sur le site web / dans l’application ou dans un accord individuel, les redevances et contingents suivants s’appliquent (état selon le catalogue de facturation côté produit) :

Starter — Mensuel: 99 € — Annuel: 990 € — Salles incl.: 8 — Entreprises locataires incl.: 15 — Hubs: 1
Growth — Mensuel: 199 € — Annuel: 1.990 € — Salles incl.: 20 — Entreprises locataires incl.: 40 — Hubs: 1
Scale — Mensuel: 399 € — Annuel: 3.990 € — Salles incl.: 50 — Entreprises locataires incl.: 80 — Hubs: 1
Enterprise — Mensuel: individuel — Annuel: individuel — Salles incl.: individuel — Entreprises locataires incl.: individuel — Hubs: plusieurs possibles

(3) Les prix annuels correspondent à dix fois le prix mensuel (avantage de deux mois par rapport à 12 × mensuel).

(4) Des entreprises locataires supplémentaires au-delà du contingent du tarif peuvent être souscrites en add-on : 5 €/mois ou 50 €/an par entreprise locataire supplémentaire, pour autant qu’un abonnement payant actif existe. Les salles supplémentaires ne sont pas vendues à l’unité ; un upgrade de tarif est requis à cet effet.

(5) Le périmètre fonctionnel des tarifs (par ex. réservations récurrentes, check-in QR, plans d’étage, contingents d’entreprises, analytics, export de données) résulte de la description produit alors en vigueur. Le tarif enregistré dans le système de facturation fait foi pour l’activation.

(6) Les offres promotionnelles (par ex. Founder Plan) ne s’appliquent que pendant la période et dans le périmètre indiqués, et peuvent être contingentées. Sauf accord contraire, les prix réguliers du tarif alors applicable s’appliquent après l’expiration de la promotion.

(7) Le Prestataire peut adapter les prix pour les nouvelles périodes de facturation avec un préavis raisonnable sous forme textuelle (e-mail ou notification dans l’application). Si le Client ne s’y oppose pas et ne résilie pas à la date d’effet, l’adaptation est réputée acceptée pour les périodes suivantes ; l’annonce le mentionne. Pour la période de facturation en cours déjà payée, le prix convenu reste applicable.

§ 7 Durée du contrat, résiliation, upgrades et downgrades

(1) L’abonnement court pour une durée indéterminée ou selon la période de facturation choisie (mensuelle ou annuelle) et se renouvelle automatiquement pour la période respective s’il n’est pas résilié en temps utile.

(2) Le Client peut résilier l’abonnement à tout moment pour la fin de la période de facturation en cours via les fonctions de facturation dans l’application (Stripe Customer Portal / Billing) ou sous forme textuelle auprès du Prestataire. La résiliation prend effet à la fin de la période ; jusqu’alors, l’accès est maintenu dans le périmètre souscrit.

(3) Il n’existe aucun droit à un remboursement proportionnel pour la période de facturation déjà commencée, sauf disposition légale impérative contraire ou si le Prestataire n’exécute pas la prestation.

(4) Les upgrades peuvent prendre effet immédiatement ; la facturation s’effectue au prorata ou selon les règles du prestataire de paiement. Les downgrades prennent en règle générale effet au début de la période suivante. Si, après un downgrade, les ressources existantes (salles / entreprises locataires) dépassent le nouveau contingent, le Prestataire peut inviter le Client à adapter son parc ; à défaut, l’utilisation peut être restreinte.

(5) Le Prestataire peut résilier le contrat de manière extraordinaire pour motif important, notamment en cas de manquement substantiel aux obligations, de retard de paiement malgré mise en demeure, d’utilisation abusive ou de mise en danger de la sécurité du système. Dans ces cas, l’accès peut être immédiatement bloqué.

§ 8 Paiement, prestataire de paiement, retard

(1) La facturation des tarifs self-serve s’effectue via le prestataire de paiement Stripe. Le Client accomplit à cet effet les étapes nécessaires au traitement du paiement lors du checkout et enregistre un moyen de paiement valide.

(2) La relation contractuelle relative au traitement des paiements entre le Client et Stripe est régie par les conditions de Stripe. Le Prestataire n’est pas partie à la relation client Stripe ; Stripe ne remplace pas les présentes CGU/CGV comme fondement contractuel de l’utilisation SaaS.

(3) Les factures / justificatifs de paiement sont fournis par voie électronique. Le Client consent à la facturation électronique.

(4) En cas d’échec de paiement, le Prestataire peut, selon une appréciation raisonnable, adresser des rappels, restreindre temporairement l’accès ou résilier après un délai approprié. Les conséquences légales du retard restent inchangées.

(5) Un droit de compensation ou de rétention du Client n’existe que dans la mesure où la créance réciproque a été constatée de manière définitive par une décision de justice, est incontestée ou reconnue par le Prestataire, ou dans la mesure où elle repose sur le même rapport contractuel.

§ 9 Droits d’utilisation

(1) Le Prestataire concède au Client, pour la durée du contrat, un droit simple, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable d’utiliser RoomBase dans le périmètre contractuellement prévu pour ses propres besoins professionnels.

(2) Le Client n’acquiert aucun droit sur le code source, les marques, les designs ou autres droits de propriété intellectuelle du Prestataire. Les marques et signes distinctifs de RoomBase ne peuvent être utilisés sans autorisation préalable, sauf dans la mesure techniquement nécessaire à l’utilisation conforme.

(3) La mise à disposition à des tiers, la revente ou l’utilisation en tant qu’offre white-label pour des tiers est interdite sans accord préalable du Prestataire sous forme textuelle, sauf si le tarif le prévoit expressément (par ex. modèle hub avec entreprises locataires au sein d’un hub).

§ 10 Obligations du Client et utilisation autorisée

(1) Le Client utilise RoomBase uniquement dans le cadre du droit applicable et des présentes CGU/CGV.

(2) Est notamment interdit :

a) l’utilisation à des fins illicites ;
b) l’accès non autorisé à des données, hubs ou fonctions d’autrui ;
c) la perturbation ou la surcharge des systèmes (y compris les attaques automatisées) ;
d) le contournement des mesures de protection techniques ou des limites de plan ;
e) l’introduction de logiciels malveillants ;
f) l’envoi massif de messages non sollicités via le Service ;
g) le reverse engineering, sauf dans la mesure où la loi l’autorise de manière impérative.

(3) Le Client veille à ce que les contenus saisis par lui ou ses utilisateurs (textes, noms, plans d’étage, fichiers, etc.) ne portent pas atteinte aux droits de tiers et ne contiennent pas de contenus illicites.

(4) Le Client est lui-même responsable du respect des exigences en matière de droit des locaux, du travail, du bail et de la protection des données au sein de son hub (RoomBase est un outil d’organisation des réservations et ne remplace aucune vérification juridique sur site).

§ 11 Contenus et données du Client

(1) Les contenus et données que le Client ou ses utilisateurs saisissent dans RoomBase (« Contenus Client ») restent la propriété du Client ou des ayants droit. Le Prestataire obtient les droits d’utilisation des Contenus Client nécessaires à l’exploitation, à la sauvegarde, au support et à l’exécution contractuelle des prestations.

(2) Le Client concède au Prestataire le droit de traiter techniquement les Contenus Client (héberger, stocker, transmettre, sauvegarder, afficher), dans la mesure où cela est nécessaire au Service.

(3) Après la fin du contrat, le Prestataire supprimera ou anonymisera les Contenus Client dans un délai de 30 jours, sauf obligations légales de conservation contraires. Sur demande dans ce délai, le Prestataire assiste dans une mesure raisonnable à l’export des données disponibles (dans la mesure où la fonction du tarif le prévoit ou que cela est techniquement possible).

§ 12 Protection des données et sous-traitance

(1) Le Prestataire traite les données à caractère personnel comme décrit dans la politique de confidentialité sous https://roombase.cloud (chemin /[lang]/privacy).

(2) Dans la mesure où le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client (typiquement en cas d’utilisation B2B avec des données d’utilisateurs finaux du Client), les parties concluent sur demande un contrat de sous-traitance (AVV / DPA) conformément à l’art. 28 DSGVO (RGPD). Jusqu’à la conclusion d’un AVV, les obligations en matière de protection des données découlant de la loi et de la politique de confidentialité s’appliquent ; le Client peut restreindre l’utilisation jusqu’à la disponibilité de l’AVV.

(3) L’authentification peut s’effectuer via des prestataires tiers (actuellement notamment WorkOS AuthKit) ; des prestataires d’infrastructure/backend (par ex. Convex) et de paiement (Stripe) sont utilisés en tant que sous-traitants ou responsables distincts, selon le cas en droit de la protection des données. Les détails figurent dans la politique de confidentialité et l’AVV.

§ 13 Obligations de collaboration

Le Client met à disposition les prérequis nécessaires à l’utilisation (notamment accès Internet, navigateurs à jour, données d’organisation et d’utilisateurs correctes) et collabore dans une mesure raisonnable en cas de signalement d’erreurs (description compréhensible, étapes de reproduction).

§ 14 Garantie

(1) Le Prestataire doit fournir RoomBase dans une qualité adaptée à l’usage conforme au contrat. Les défauts seront corrigés par le Prestataire dans un délai raisonnable, à son choix, par réparation ou fourniture de remplacement.

(2) Les écarts non essentiels par rapport à la description des prestations ne constituent pas un défaut. Les perturbations temporaires au sens du § 3 al. 3 ne constituent pas un défaut, dans la mesure où le Prestataire n’en est pas responsable ou qu’elles ne sont que négligeables.

(3) Le Client doit signaler les défauts sans délai après leur découverte sous forme textuelle.

(4) Pour les consommateurs, les droits légaux de garantie restent inchangés.

§ 15 Responsabilité

(1) Le Prestataire répond sans limitation

a) en cas de dol et de faute lourde,
b) en cas d’atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé,
c) conformément aux dispositions de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits (Produkthaftungsgesetz), ainsi que
d) dans le cadre d’une garantie assumée.

(2) En cas de violation par négligence simple d’une obligation contractuelle essentielle (obligation cardinale), dont l’exécution rend possible la bonne exécution du contrat et sur le respect de laquelle le Client peut régulièrement compter, la responsabilité du Prestataire est limitée au préjudice typique du contrat et prévisible.

(3) Pour le reste, la responsabilité en cas de négligence simple est exclue.

(4) Les limitations de responsabilité s’appliquent également au profit des représentants légaux, collaborateurs et auxiliaires d’exécution du Prestataire.

(5) Le Prestataire n’est pas responsable des décisions que le Client prend sur la base de données de réservation, d’occupation ou d’analyse, ni des conflits entre exploitant de hub et entreprises locataires ou utilisateurs finaux entre eux.

§ 16 Garantie d’indemnisation

Le Client indemnisera et dégagera le Prestataire de toute réclamation de tiers fondée sur le fait que les Contenus Client ou l’utilisation de RoomBase par le Client ou ses utilisateurs portent atteinte aux droits de tiers ou au droit applicable, dans la mesure où le Client en est responsable. Le Prestataire informera sans délai le Client de telles réclamations et lui permettra de se défendre dans une mesure raisonnable.

§ 17 Modifications des CGU/CGV

(1) Le Prestataire peut modifier les présentes CGU/CGV lorsqu’il existe un motif sérieux (par ex. modification législative, jurisprudence, exigences de sécurité, élargissement du spectre des prestations, développement technique) et que la modification est raisonnablement acceptable pour le Client compte tenu des intérêts du Prestataire.

(2) Les modifications sont communiquées au Client au moins quatre semaines avant leur entrée en vigueur sous forme textuelle. Si le Client ne s’y oppose pas avant l’entrée en vigueur et ne résilie pas, les CGU/CGV modifiées sont réputées acceptées ; la communication le mentionne expressément. En cas d’opposition, le Prestataire peut résilier le contrat à la date de la modification.

(3) Les alinéas 1 et 2 ne font pas obstacle aux modifications qui introduisent uniquement de nouvelles fonctions sans inconvénient pour le Client ou qui sont purement rédactionnelles.

§ 18 Confidentialité

Les deux parties traitent de manière confidentielle les secrets d’affaires et d’entreprise de l’autre partie qui ne sont pas publiquement connus, et ne les utilisent qu’aux fins de l’exécution du contrat, sauf obligations légales de divulgation.

§ 19 Force majeure

Aucune partie n’est responsable des retards ou de l’impossibilité résultant d’un cas de force majeure ou d’autres événements hors de sa sphère d’influence (par ex. catastrophes naturelles, guerre, terrorisme, conflit social, panne de réseaux de transmission ou de régions cloud de prestataires d’infrastructure essentiels), pour autant que ceux-ci ne soient pas imputables à la partie concernée. Si l’événement dure plus de 30 jours, les deux parties peuvent résilier la partie concernée du contrat.

§ 20 Dispositions finales

(1) Le droit de la République fédérale d’Allemagne s’applique, à l’exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM / UN-Kaufrecht). Si le Client est un commerçant, une personne morale de droit public ou un patrimoine spécial de droit public, le for exclusif est Mayence (Mainz). Les fors légaux impératifs restent inchangés.

(2) Le lieu d’exécution des prestations du Prestataire est Mayence (Mainz).

(3) Si une disposition des présentes CGU/CGV est nulle ou inapplicable, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée. Les parties remplaceront la disposition nulle par une disposition valide se rapprochant le plus possible de l’objectif économique. Il en va de même pour les lacunes.

(4) Le Client ne peut céder les droits et obligations découlant du présent contrat à des tiers qu’avec l’accord préalable du Prestataire sous forme textuelle, sauf dans le cadre d’une transmission universelle de patrimoine.

(5) Les présentes CGU/CGV s’appliquent en langue allemande. D’éventuelles traductions ne servent qu’à titre d’orientation ; en cas de contradiction, la version allemande prévaut.

Contact

Questions relatives aux présentes CGU/CGV : booking@roombase.cloud

Protection des données : booking@roombase.cloud