Politique de confidentialité

1. Vue d’ensemble

RoomBase (« nous ») exploite une plateforme de réservation de salles et de gestion d’espaces de travail sur app.roombase.cloud. Cette politique décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez notre Service.

2. Données que nous collectons

3. Comment nous utilisons vos données

• Fournir et maintenir le Service
• Gérer les réservations, approbations et notifications
• Traiter les paiements et gérer les abonnements
• Envoyer des e-mails transactionnels (invitations, confirmations)
• Fournir des journaux d’audit aux administrateurs de hub
• Respecter les obligations légales

4. Stockage des données

Vos données sont stockées dans notre infrastructure backend (Convex) hébergée dans la région UE. L’authentification est gérée par WorkOS. Les paiements par Stripe. Les e-mails transactionnels via Resend.

5. Partage des données

Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement avec nos prestataires (WorkOS, Stripe, Resend) dans la mesure nécessaire au Service, et lorsque la loi l’exige. Les administrateurs de hub peuvent voir les réservations et journaux d’audit de leur hub.

6. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous avez le droit de :

• Accès : demander une copie de vos données
• Rectification : demander la correction de données inexactes
• Effacement : demander la suppression (« droit à l’oubli »)
• Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible par machine
• Opposition : vous opposer au traitement
• Retrait du consentement : retirer un consentement à tout moment

Pour exercer ces droits, contactez booking@roombase.cloud. Les administrateurs de hub peuvent exporter les données du hub depuis les paramètres.

7. Bases légales (RGPD)

Nous traitons les données personnelles uniquement lorsqu’une base légale de l’article 6 du RGPD s’applique, notamment : exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6(1)(b)) ; obligations légales (art. 6(1)(c)) ; et nos intérêts légitimes à exploiter, sécuriser et améliorer le Service (art. 6(1)(f)), mis en balance avec vos droits. En cas de consentement (art. 6(1)(a)), vous pouvez le retirer à tout moment pour l’avenir.

8. Cookies et stockage local

Site marketing (https://roombase.cloud) : nous n’utilisons pas, par défaut, de cookies de suivi, d’analyse ou publicitaires. Nous pouvons stocker une préférence de thème (clair/sombre) dans le stockage local du navigateur pour mémoriser l’affichage. Cette préférence est fonctionnelle et n’est pas utilisée à des fins publicitaires. Aucune bannière de consentement n’est affichée tant que des analyses optionnelles ne sont pas expressément activées après mise à jour de cette politique.

Application (https://app.roombase.cloud) : cookies essentiels pour l’authentification et la session via WorkOS AuthKit, nécessaires au Service connecté.

Liens externes : les liens vers des tiers (par ex. Cal.com pour une démo) quittent notre site ; ces prestataires peuvent déposer leurs propres cookies.

Si nous activons des analyses optionnelles, nous mettrons à jour cette section, recueillerons le consentement lorsque requis, et ne chargerons l’analyse qu’après acceptation.

9. Durée de conservation

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Après suppression du compte, nous supprimons vos données personnelles sous 30 jours. Les données de réservation et d’audit peuvent être conservées plus longtemps si la loi ou des intérêts légitimes l’exigent.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité standards (TLS, WorkOS AuthKit, infrastructure Convex). Aucune transmission sur Internet n’est toutefois sûre à 100 %.

11. Contact

Responsable RoomBase : Acta Design Solutions (voir Mentions légales). Pour toute question ou demande : booking@roombase.cloud.