Allgemeine Geschäftsbedingungen (Website und Vertrag)

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform RoomBase zwischen

Acta Design Solutions (Einzelunternehmen)

Inhaber / vertreten durch Riccardo Matrone

Sömmerringstraße 25

55118 Mainz, Deutschland

Nicht im Handelsregister eingetragen (nicht registerpflichtig)

USt-IdNr.: DE369501625

E-Mail: booking@roombase.cloud

Telefon: +49 156 79830256

Web: https://roombase.cloud

(nachfolgend „Anbieter“)

und dem jeweiligen Kunden (nachfolgend „Kunde“).

(2) Diese AGB gelten für die Nutzung der Website https://roombase.cloud sowie für den Abschluss und die Durchführung des Abonnementvertrags mit dem vertragsschließenden Kunden, insbesondere Preise, Testphase (Trial), Zahlung über Stripe, Laufzeit und Vertragsschluss. Sie sind nicht das produktseitige Nutzungshandbuch der App.

(3) Die produktseitige Nutzung der Web-Anwendung (App) unterliegt zusätzlich den Product Terms unter https://app.roombase.cloud/terms.

(4) RoomBase ist eine cloudbasierte Software zur Verwaltung und Buchung von Räumen und anderen buchbaren Flächen in Hubs (z. B. Coworking Spaces, Shared Offices, Unternehmensstandorte), einschließlich insbesondere Kalender-/Buchungsfunktionen, Freigabe-Workflows, Kontingenten, Einladungen von Mieterfirmen, optionaler Grundrissdarstellung, QR-Check-in sowie Abrechnungsverwaltung über Stripe.

(5) Diese AGB richten sich vorrangig an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB (B2B). Schließt der Kunde den Vertrag als Verbraucher im Sinne von § 13 BGB, gelten zwingende Verbraucherschutzvorschriften vorrangig; abweichende Klauseln in diesen AGB bleiben insoweit unangewendet.

(6) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

(7) Individuelle Vereinbarungen (z. B. Enterprise-Vertrag, Order Form, SLA) gehen diesen AGB im Konfliktfall vor.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung von RoomBase auf der Website stellt kein verbindliches Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum) dar.

(2) Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde

• a) ein Nutzerkonto anlegt bzw. einen Hub einrichtet und
• b) diese AGB (sowie die Datenschutzerklärung) im Rahmen der Registrierung und/oder des Checkouts akzeptiert,

und der Anbieter den Zugang zum Dienst freischaltet bzw. die Bestellung über den Zahlungsdienstleister annimmt. Die Annahme kann auch durch Bereitstellung des Zugangs oder Beginn der Testphase erfolgen.

(3) Der Kunde sichert zu, dass die bei Registrierung und Checkout angegebenen Daten richtig und vollständig sind und dass er berechtigt ist, für die angegebene Organisation zu handeln.

(4) Bei Enterprise-Leistungen kommt der Vertrag durch gesonderte schriftliche oder textförmige Vereinbarung (z. B. Angebot und Annahme, Order Form) zustande.

§ 3 Leistungsbeschreibung und Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden RoomBase für die Dauer des Vertrags als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Ein Anspruch auf Überlassung der Software zur lokalen Installation besteht nicht.

(2) Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gebuchten Tarif (Starter, Growth, Scale oder Enterprise) und der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website bzw. in der Anwendung. Der Anbieter kann den Funktionsumfang im Rahmen der Weiterentwicklung anpassen, sofern die für den gebuchten Tarif wesentlichen Kernfunktionen erhalten bleiben oder eine zumutbare Alternative bereitgestellt wird.

(3) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Ein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit (SLA) besteht nur, soweit dies für den jeweiligen Tarif oder in einer gesonderten Enterprise-Vereinbarung ausdrücklich zugesagt ist. Wartungsfenster, Sicherheitsupdates und Störungen Dritter (z. B. Cloud-Infrastruktur, Authentifizierungs- oder Zahlungsdienstleister) können die Verfügbarkeit beeinträchtigen.

(4) Support erfolgt, soweit nicht anders vereinbart, per E-Mail an booking@roombase.cloud bzw. über die in der Anwendung angegebenen Kanäle, während der üblichen Geschäftszeiten des Anbieters, ohne feste Reaktionszeiten (außer bei gesondert vereinbartem Priority-/Enterprise-Support).

§ 4 Nutzerkonten, Hubs und Mieterfirmen

(1) Zur Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten und für alle unter seinem Konto vorgenommenen Handlungen verantwortlich, soweit er diese zu vertreten hat.

(2) RoomBase unterscheidet insbesondere zwischen

• a) Hub-Betreibern / Hub-Admins (Verwaltung von Räumen, Richtlinien, Freigaben, Abrechnung) und
• b) Mieterfirmen (Organisationen, die in einen Hub eingeladen werden und dort mit eigenen Mitgliedern, Einladungen, Kontingenten und Datenisolation buchen).

(3) Der Hub-Betreiber ist dafür verantwortlich, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten, Rollen und Berechtigungen korrekt vergeben werden und die Nutzung innerhalb seines Hubs rechtmäßig erfolgt (einschließlich Einwilligungen/Informationen gegenüber eigenen Endnutzern, soweit erforderlich).

(4) Der Kunde darf Zugänge nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Der Anbieter darf den Zugang sperren, wenn Anhaltspunkte für Missbrauch oder eine erhebliche Sicherheitsgefährdung bestehen.

§ 5 Testphase (Trial)

(1) Eine Testphase wird nicht automatisch jedem neuen Hub oder jeder Registrierung gewährt. Eine 14-tägige Testphase mit dem Funktions- und Kontingentumfang des Tarifs Starter kann gewährt werden, wenn RoomBase den Zugang oder einen Einladungslink bereitstellt. Soweit nicht anders ausgewiesen, umfasst die Testphase diesen Starter-Umfang.

(2) Nach Ablauf der Testphase ist für die weitere Nutzung ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Ohne Abschluss eines Abonnements kann der Anbieter den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen einschränken oder den Hub in einen eingeschränkten Zustand versetzen.

(3) Eine Testphase begründet keinen Anspruch auf unentgeltliche Dauerleistung. Der Anbieter kann Testbedingungen ändern oder einstellen; laufende, bereits begonnene Testphasen bleiben davon unberührt, soweit nicht wichtige Gründe (Sicherheit, Missbrauch, Rechtsverstoß) entgegenstehen.

§ 6 Tarife, Preise und Leistungsumfang

(1) RoomBase wird in den Self-Serve-Tarifen Starter, Growth und Scale sowie optional als Enterprise angeboten. Die Preise verstehen sich in Euro und zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit Umsatzsteuer anfällt.

(2) Soweit nicht auf der Website/in der App oder in einer individuellen Vereinbarung abweichend ausgewiesen, gelten folgende Entgelte und Kontingente (Stand laut produktseitigem Billing-Katalog):

• Starter — Monatlich: 99 € — Jährlich: 990 € — Räume inkl.: 8 — Mieterfirmen inkl.: 15 — Hubs: 1
• Growth — Monatlich: 199 € — Jährlich: 1.990 € — Räume inkl.: 20 — Mieterfirmen inkl.: 40 — Hubs: 1
• Scale — Monatlich: 399 € — Jährlich: 3.990 € — Räume inkl.: 50 — Mieterfirmen inkl.: 80 — Hubs: 1
• Enterprise — Monatlich: individuell — Jährlich: individuell — Räume inkl.: individuell — Mieterfirmen inkl.: individuell — Hubs: mehrere möglich

(3) Die Jahrespreise entsprechen dem Zehnfachen des Monatspreises (zwei Monate Preisvorteil gegenüber 12 × Monatlich).

(4) Zusätzliche Mieterfirmen über dem Tarifkontingent können als Add-on gebucht werden: 5 €/Monat bzw. 50 €/Jahr je zusätzlicher Mieterfirma, soweit ein aktives kostenpflichtiges Abonnement besteht. Zusätzliche Räume werden nicht einzeln verkauft; hierfür ist ein Tarif-Upgrade erforderlich.

(5) Der Funktionsumfang der Tarife (z. B. wiederkehrende Buchungen, QR-Check-in, Grundrisse, Firmenkontingente, Analytics, Datenexport) ergibt sich aus der jeweils aktuellen Produktbeschreibung. Maßgeblich für die Freischaltung ist der im Abrechnungssystem hinterlegte Tarif.

(6) Aktionsangebote (z. B. Founder Plan) gelten nur im jeweils ausgewiesenen Zeitraum und Umfang und können kontingentiert sein. Soweit nicht anders vereinbart, gelten nach Ablauf der Aktion die regulären Preise des dann geltenden Tarifs.

(7) Der Anbieter kann Preise für neue Abrechnungszeiträume mit angemessener Ankündigungsfrist in Textform (E-Mail oder Hinweis in der App) anpassen. Widerspricht der Kunde nicht und kündigt nicht zum Wirksamkeitszeitpunkt, gilt die Anpassung für Folgezeiträume als angenommen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen. Für den laufenden, bereits bezahlten Abrechnungszeitraum bleibt der vereinbarte Preis maßgeblich.

§ 7 Vertragslaufzeit, Kündigung, Upgrades und Downgrades

(1) Das Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit bzw. in der gewählten Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) und verlängert sich automatisch um die jeweilige Periode, wenn es nicht rechtzeitig gekündigt wird.

(2) Der Kunde kann das Abonnement jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode über die Billing-Funktionen in der Anwendung (Stripe Customer Portal / Billing) oder in Textform gegenüber dem Anbieter kündigen. Die Kündigung wird zum Periodenende wirksam; bis dahin bleibt der Zugang im gebuchten Umfang erhalten.

(3) Ein Anspruch auf anteilige Rückerstattung für den bereits begonnenen Abrechnungszeitraum besteht nicht, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht oder der Anbieter die Leistung nicht erbringt.

(4) Upgrades können sofort wirksam werden; die Abrechnung erfolgt anteilig bzw. gemäß den Regeln des Zahlungsdienstleisters. Downgrades werden in der Regel zum nächsten Periodenbeginn wirksam. Übersteigen nach einem Downgrade die vorhandenen Ressourcen (Räume/Mieterfirmen) das neue Kontingent, kann der Anbieter den Kunden auffordern, den Bestand anzupassen; andernfalls kann die Nutzung eingeschränkt werden.

(5) Der Anbieter kann den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen, insbesondere bei erheblicher Pflichtverletzung, Zahlungsverzug trotz Mahnung, missbräuchlicher Nutzung oder Gefährdung der Systemsicherheit. In diesen Fällen kann der Zugang sofort gesperrt werden.

§ 8 Zahlung, Zahlungsdienstleister, Verzug

(1) Die Abrechnung der Self-Serve-Tarife erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde schließt hierzu die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Schritte im Checkout ab und hinterlegt ein gültiges Zahlungsmittel.

(2) Das Vertragsverhältnis über die Zahlungsabwicklung zwischen Kunde und Stripe richtet sich nach den Bedingungen von Stripe. Der Anbieter ist nicht Partei der Stripe-Kundenbeziehung; Stripe ersetzt nicht diese AGB als vertragliche Grundlage für die SaaS-Nutzung.

(3) Rechnungen / Zahlungsbelege werden elektronisch bereitgestellt. Der Kunde willigt in die elektronische Rechnungsstellung ein.

(4) Bei fehlgeschlagener Zahlung kann der Anbieter nach billigem Ermessen Mahnungen aussprechen, den Zugang vorübergehend einschränken oder nach angemessener Frist kündigen. Gesetzliche Verzugsfolgen bleiben unberührt.

(5) Ein Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrecht des Kunden besteht nur, soweit die Gegenforderung rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder vom Anbieter anerkannt ist, oder soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

§ 9 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, RoomBase im vertraglich vorgesehenen Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

(2) Der Kunde erhält keine Rechte an Quellcode, Marken, Designs oder sonstigen Schutzrechten des Anbieters. Marken und Kennzeichen von RoomBase dürfen ohne vorherige Zustimmung nicht genutzt werden, außer soweit dies zur bestimmungsgemäßen Nutzung technisch erforderlich ist.

(3) Eine Überlassung an Dritte, ein Weiterverkauf oder eine Nutzung als White-Label-Angebot für Dritte ist ohne vorherige Zustimmung des Anbieters in Textform unzulässig, soweit nicht der Tarif dies ausdrücklich vorsieht (z. B. Hub-Modell mit Mieterfirmen innerhalb eines Hubs).

§ 10 Pflichten des Kunden und zulässige Nutzung

(1) Der Kunde nutzt RoomBase nur im Rahmen geltenden Rechts und dieser AGB.

(2) Unzulässig ist insbesondere:

• a) Nutzung für rechtswidrige Zwecke;
• b) unbefugter Zugriff auf fremde Daten, Hubs oder Funktionen;
• c) Beeinträchtigung oder Überlastung der Systeme (inkl. automatisierter Angriffe);
• d) Umgehung technischer Schutzmaßnahmen oder Planlimits;
• e) Einspeisen von Schadsoftware;
• f) massenhaftes unaufgefordertes Versenden von Nachrichten über den Dienst;
• g) Reverse Engineering, soweit nicht gesetzlich zwingend erlaubt.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass von ihm oder seinen Nutzern eingestellte Inhalte (Texte, Namen, Grundrisse, Dateien etc.) keine Rechte Dritter verletzen und keine rechtswidrigen Inhalte enthalten.

(4) Der Kunde ist für die Einhaltung raum-, arbeits-, miet- und datenschutzrechtlicher Vorgaben in seinem Hub selbst verantwortlich (RoomBase ist ein Werkzeug zur Organisation von Buchungen und ersetzt keine rechtlichen Prüfungen vor Ort).

§ 11 Kundeninhalte und Daten

(1) Inhalte und Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in RoomBase einstellt („Kundeninhalte“), verbleiben beim Kunden bzw. den Berechtigten. Der Anbieter erhält die für den Betrieb, die Sicherung, den Support und die vertragliche Leistungserbringung erforderlichen Nutzungsrechte an den Kundeninhalten.

(2) Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, Kundeninhalte technisch zu verarbeiten (hosten, speichern, übertragen, sichern, anzeigen), soweit dies für den Dienst erforderlich ist.

(3) Nach Vertragsende wird der Anbieter Kundeninhalte innerhalb von 30 Tagen löschen oder anonymisieren, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Anfrage innerhalb dieser Frist unterstützt der Anbieter im zumutbaren Rahmen den Export verfügbarer Daten (soweit die Tarif-Funktion dies vorsieht bzw. technisch möglich ist).

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten wie in der Datenschutzerklärung unter https://roombase.cloud (Pfad /[lang]/privacy) beschrieben.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (typischerweise bei B2B-Nutzung mit Endnutzerdaten des Kunden), schließen die Parteien auf Anforderung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Bis zum Abschluss eines AVV gelten die datenschutzrechtlichen Pflichten aus Gesetz und Datenschutzerklärung; der Kunde kann die Nutzung einschränken, bis der AVV vorliegt.

(3) Authentifizierung kann über Drittanbieter (derzeit u. a. WorkOS AuthKit) erfolgen; Backend-/Infrastruktur-Dienstleister (z. B. Convex) und Zahlungsdienstleister (Stripe) werden als Auftragsverarbeiter bzw. eigenständige Verantwortliche eingesetzt, soweit datenschutzrechtlich einschlägig. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem AVV.

§ 13 Mitwirkungspflichten

Der Kunde stellt die für die Nutzung erforderlichen Voraussetzungen bereit (insbesondere Internetzugang, aktuelle Browser, korrekte Organisations- und Nutzerdaten) und wirkt bei Fehlermeldungen in zumutbarem Umfang mit (nachvollziehbare Beschreibung, Reproduktionsschritte).

§ 14 Gewährleistung

(1) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung von RoomBase in einer zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Qualität. Mängel wird der Anbieter in angemessener Frist nach eigener Wahl durch Nachbesserung oder Ersatzbereitstellung beheben.

(2) Unwesentliche Abweichungen von der Leistungsbeschreibung stellen keinen Mangel dar. Vorübergehende Störungen im Rahmen von § 3 Abs. 3 sind kein Mangel, soweit der Anbieter sie nicht zu vertreten hat oder sie nur unerheblich sind.

(3) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung in Textform zu melden.

(4) Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte unberührt.

§ 15 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt

• a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
• b) bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
• c) nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie
• d) im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Die Haftungsbegrenzungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Entscheidungen, die der Kunde auf Basis von Buchungs-, Auslastungs- oder Analysedaten trifft, und nicht für Konflikte zwischen Hub-Betreiber und Mieterfirmen oder Endnutzern untereinander.

§ 16 Freistellung

Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass Kundeninhalte oder die Nutzung von RoomBase durch den Kunden bzw. seine Nutzer Rechte Dritter oder geltendes Recht verletzen, soweit der Kunde dies zu vertreten hat. Der Anbieter wird den Kunden unverzüglich über solche Ansprüche informieren und ihm die Verteidigung in zumutbarem Umfang ermöglichen.

§ 17 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter kann diese AGB ändern, wenn hierfür ein triftiger Grund vorliegt (z. B. Gesetzesänderung, Rechtsprechung, Sicherheitsanforderungen, Erweiterung des Leistungsspektrums, technische Weiterentwicklung), und die Änderung dem Kunden unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters zumutbar ist.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht vor Inkrafttreten und kündigt nicht, gelten die geänderten AGB als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung besonders hingewiesen. Bei Widerspruch kann der Anbieter den Vertrag zum Änderungszeitpunkt kündigen.

(3) Von Abs. 1 und 2 unberührt bleiben Änderungen, die nur neue Funktionen ohne Nachteile für den Kunden einführen oder rein redaktionell sind.

§ 18 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht öffentlich bekannte Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Vertragserfüllung, soweit nicht gesetzliche Offenlegungspflichten bestehen.

§ 19 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Unmöglichkeit infolge höherer Gewalt oder sonstiger außerhalb ihres Einflussbereichs liegender Ereignisse (z. B. Naturkatastrophen, Krieg, Terror, Arbeitskampf, Ausfall von Leitungsnetzen oder Cloud-Regionen wesentlicher Infrastrukturanbieter), sofern diese nicht von der jeweiligen Partei zu vertreten sind. Dauert das Ereignis länger als 30 Tage, können beide Parteien den betroffenen Vertragsteil kündigen.

§ 20 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand Mainz. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

(2) Erfüllungsort für Leistungen des Anbieters ist Mainz.

(3) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für Regelungslücken.

(4) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen, außer im Rahmen einer Gesamtrechtsnachfolge.

(5) Diese AGB gelten in deutscher Sprache. Etwaige Übersetzungen dienen nur der Orientierung; bei Widersprüchen geht die deutsche Fassung vor.

Kontakt

Fragen zu diesen AGB: booking@roombase.cloud

Datenschutz: booking@roombase.cloud