Datenschutzerklärung

1. Überblick

RoomBase („wir“, „uns“) betreibt eine Plattform für Raumbuchung und Workspace-Management unter app.roombase.cloud. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden und schützen, wenn Sie unseren Dienst nutzen.

2. Welche Daten wir erheben

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

• Zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Dienstes
• Zur Verwaltung von Buchungen, Freigaben und Benachrichtigungen
• Zur Zahlungsabwicklung und Verwaltung von Abonnements
• Zum Versand transaktionaler E-Mails (Einladungen, Buchungsbestätigungen)
• Zur Bereitstellung von Audit-Logs für Hub-Administratoren
• Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Datenspeicherung

Ihre Daten werden in unserer Backend-Infrastruktur (Convex) in der EU-Region gespeichert. Authentifizierungsdaten werden von WorkOS verwaltet. Zahlungsdaten werden von Stripe verwaltet. Transaktionale E-Mails werden über Resend versendet.

5. Datenweitergabe

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben Daten nur an unsere Dienstleister (WorkOS, Stripe, Resend) weiter, soweit dies zum Betrieb des Dienstes erforderlich ist, sowie soweit gesetzlich vorgeschrieben. Hub-Administratoren können Buchungsdaten und Audit-Logs innerhalb ihres Hubs einsehen.

6. Ihre Rechte (DSGVO)

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern
• Berichtigung: die Korrektur unrichtiger Daten zu verlangen
• Löschung: die Löschung Ihrer Daten zu verlangen („Recht auf Vergessenwerden“)
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten
• Widerspruch: der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen
• Widerruf der Einwilligung: eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter booking@roombase.cloud. Hub-Administratoren können Hub-Daten auf der Einstellungsseite exportieren.

7. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt, insbesondere: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) sowie unsere berechtigten Interessen am Betrieb, der Sicherheit und der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f), unter Abwägung Ihrer Rechte. Soweit wir uns auf Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) stützen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Cookies und lokaler Speicher

Marketing-Website (https://roombase.cloud): Wir verwenden in der Standardkonfiguration keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies auf der Marketing-Website. Wir können eine Anzeige-Theme-Präferenz (hell/dunkel) im lokalen Speicher Ihres Browsers ablegen, damit die Website Ihre Darstellungseinstellung merken kann. Diese Präferenz ist eine funktionale Einstellung zur Darstellung der Website und wird nicht für Werbung genutzt. Da standardmäßig keine nicht essenziellen Cookies und vergleichbaren Tracking-Technologien eingesetzt werden, wird kein Cookie-Banner angezeigt, es sei denn, optionale Analysen werden nach Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich freigeschaltet.

App (https://app.roombase.cloud): Wir verwenden essenzielle Cookies für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung über WorkOS AuthKit. Diese Cookies sind erforderlich, um den eingeloggten Dienst bereitzustellen.

Externe Links: Links zu Drittanbietern (z. B. Cal.com zur Demo-Buchung) verlassen unsere Website. Diese Anbieter können eigene Cookies nach ihren eigenen Richtlinien setzen.

Falls wir künftig optionale Analysen freischalten, aktualisieren wir diesen Abschnitt, holen Einwilligungen ein, soweit erforderlich (TTDSG / ePrivacy / DSGVO), und laden Analysen erst nach Ihrer Zustimmung.

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto aktiv ist. Nach Löschung des Kontos entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen. Buchungs- und Audit-Daten können länger aufbewahrt werden, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder berechtigte Geschäftsinteressen bestehen.

10. Sicherheit

Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter verschlüsselte Datenübertragung (TLS), sichere Authentifizierung (WorkOS AuthKit) und isolierte Backend-Infrastruktur (Convex). Dennoch ist keine Übertragungsmethode über das Internet zu 100 % sicher.

11. Kontakt

Verantwortlicher für RoomBase: Acta Design Solutions (siehe Impressum). Bei Datenschutzfragen oder Datenanfragen kontaktieren Sie uns unter booking@roombase.cloud.